10 Preguntas que hay que hacerse antes de organizar la cena de fin de curso
Es normal que los padres y madres del Ampa ayuden a sus hijos a preparar los actos de fin de curso. ¿Pero quien ayuda a los padres?
mientras los alumnos rematan los últimos detalles con el verano llamando a la puerta.¿Es posible simplificar la organización de la cena y actos de fin de curso?
El primer paso es preguntarse:
- ¿Cual es la necesidad real de la escuela?
- ¿Cuanta gente va asistir a los actos de fin de curso (alumnos y familiares)?
- ¿Será necesario un escenario en condiciones?
- ¿Como van a ser las actuaciones de los alumnos: cuanto espacio van a necesitar?
- ¿Con que recursos cuenta el Ampa y la Escuela?
- ¿De cuanto material se dispone actualmente?
- ¿Cuanto tiempo hace que se adquirió el material y en que condiciones se encuentra?
- ¿El espacio de almacenamiento que hay disponible?
- ¿Con que presupuesto podemos contar cada año?
- ¿Disponemos de Medios de transporte?
¿Como saco el mayor partido a un presupuesto reducido?
Las respuestas a estas preguntas debería dejarnos algo parecido una balanza:
- de un lado aquello de lo que se dispone (cuanto mobiliario tiene la escuela).
- del otro lo que hace falta (que necesitamos las completar nuestra idea).
Un ejemplo práctico:
Como siempre es un lástima no tener de una barita mágica para disponer de todas las mesas, sillas plegables o escenario que necesitaríamos de inmediato. Los presupuestos escolares y de las AMPAS son limitados.
Lista de necesidades reales:
- Incrementar en 100 de sillas plegables:
- Renovar o reparar 75 sillas que se han reparado demasiadas veces
- Cambiar 20 mesas y caballetes por mesas plegables
- Cambiar tarimas y caballetes por un escenario de 6x4m2 (24m2)
Posibilidades reales:
- Presupuesto: 1000 a 1500 €/año:
- 3m2 de espacio para almacenaje
Solución Ideal:
Ante tal realidad la mejor alternativa es realismo y una buena planificación a largo plazo:- Combinar alquiler y compra siempre que sea posible.
- Adquirir pequeñas cantidades de mesas, sillas plegables o escenario cada año.
- Realizar una buena gestión de compras y proveedores.
- Asegurar que los proveedores tendrán disponibilidad del material comprado durante todo el tiempo que duren las compras.
¿Mejor alquilar o comprar las mesas, sillas o el escenario?
¿Cuándo comprar mobiliario para fiestas?
- Tenemos material pero hace falta alquilar de forma frecuente (costes de transporte).
- El material de la escuela está anticuado y necesitamos renovarlo, pero tenemos poco presupuesto (seguridad).
- Es muy complicado encontrar padres voluntarios para realizar el transporte del material de alquiler cada año.
¿Cuándo alquilar mobiliario para fiestas?
- Disponemos de presupuesto y espacio para tener más material pero no tenemos espacio para almacenarlo.
- Tenemos lo que necesitamos durante todo el año. Sólo nos hace falta material para fin de curso.
- Queremos ir renovando material pero no disponemos de suficiente capital por ahora para comprarlo todo nuevo.
Consejos para sacar el maximo provecho al presupuesto del ampa:
1 – Disponer del material necesario para cubrir el 75% de las necesidades de todo el año.
2 – Alquilar el 20% del material que necesitamos puntualmente.
3 – Adquirir el 5% restante para reducir la necesidad de alquilar el año que viene.
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