En este artículo compartimos algunas recomendaciones que utilizamos en la organización de eventos para agilizar el acceso y ofrecer una mejor experiencia desde el primer minuto. Si te interesa… ¡Sigue leyendo!

La zona de acreditaciones es mucho más que una mesa

Es habitual pensar que la acreditación consiste simplemente en colocar una mesa junto a la entrada y atender a los asistentes conforme llegan, pero esta zona es uno de los espacios con mayor concentración de personas durante todo el evento. Si no está bien organizada, puede convertirse rápidamente en un cuello de botella.

Antes de montar el espacio, conviene responder a algunas preguntas:

• ¿Cuántas personas asistirán?
• ¿Llegarán todas a la misma hora?
• ¿Habrá diferentes tipos de acreditación?
• ¿Se entregará documentación o merchandising?
• ¿Será necesario comprobar entradas o documentación?

Calcula los picos de llegada

En la mayoría de congresos, jornadas o ferias, un alto porcentaje de personas llega durante los 20 o 30 minutos previos al inicio.

Eso significa que la organización debe estar preparada para atender un gran volumen de asistentes en muy poco tiempo. Si esperas 500 personas, no planifiques pensando en atenderlas durante dos horas. Lo más probable es que la mayoría llegue casi al mismo tiempo.

El espacio debe guiar al asistente

Una buena zona de acreditaciones funciona casi sola ya que, cuando el recorrido es intuitivo, las personas saben dónde colocarse, hacia dónde avanzar y qué deben hacer en cada momento.

Para conseguirlo, es importante crear un flujo claro:

1. Entrada.
2. Zona de espera.
3. Mostradores de acreditación.
4. Recogida de documentación.
5. Acceso al evento.

Cuantos menos cruces de personas existan, más fluida será la circulación.

Divide las acreditaciones por tipología

Si todos los asistentes hacen la misma cola, basta con que una persona tarde más de lo previsto para ralentizar el acceso del resto. Una solución muy sencilla consiste en crear diferentes puntos de atención según el tipo de visitante.

Por ejemplo: Participantes inscritos, ponentes, expositores, invitados, prensa… Además de reducir tiempos de espera, transmite una sensación de mayor organización.

Utiliza una señalización clara

Una buena señalización evita preguntas innecesarias y agiliza el proceso, no hace falta complicarse demasiado. Basta con identificar claramente:

• Inicio de la cola
• Mostradores disponibles
• Tipos de acreditación
• Dirección de acceso
• Salida hacia el recinto

Además, es frecuente que una única persona tenga que hacer multitud de trabajos (buscar inscripción, entregar acreditaciones, resolver dudas, facilitar documentación…) , ralentizando mucho el proceso.

Siempre que sea posible, conviene separar funciones. Este pequeño cambio reduce considerablemente los tiempos de espera.

• Por ejemplo, una mesa puede encargarse únicamente de las acreditaciones, mientras otra entrega bolsas de bienvenida o información adicional.

Utiliza tecnología siempre que sea posible

Hoy existen muchas herramientas que ayudan a reducir tiempos de espera, debemos tener en mente que cuantos menos procesos manuales existan, más rápido será el acceso:

• Códigos QR.
• Listados digitales.
• Impresión instantánea de acreditaciones.
• Confirmación previa mediante correo electrónico.

Organiza mejor las colas con vallas y postes separadores

Uno de los elementos más eficaces (y muchas veces olvidado) para organizar una zona de acreditaciones es el mobiliario divisorio.

Las vallas de separación y los postes con cinta retráctil permiten crear recorridos claros, evitar aglomeraciones y guiar a los asistentes de forma intuitiva desde la entrada hasta el mostrador de atención.

En Viada disponemos de vallas de separación, postes separadores, mesas plegables, sillas y carpas para eventos, soluciones pensadas para crear zonas de acreditación cómodas, ordenadas y eficientes. 

Tanto si organizas un pequeño congreso como una gran feria profesional, contar con el mobiliario adecuado te permitirá ofrecer una mejor experiencia desde el primer contacto con los asistentes.

Ver mobiliario divisorio

Publicado: 20/07/2026