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10 Preguntas que hay que hacerse antes de organizar la cena de fin de curso

Es normal que los padres y madres del Ampa ayuden a sus hijos a preparar los actos de fin de curso. ¿Pero quien ayuda a los padres?

Antes de vacaciones toca organizar la cena y los actos de final de curso. A padres y profesores les suele tocar encargarse de organizar la logística no apta para menores, (gestionar transporte, alquiler y montaje de mesas, sillas plegables, escenarios, equipos de sonido y luz…)

mientras los alumnos rematan los últimos detalles con el verano llamando a la puerta.

¿Es posible simplificar la organización de la cena y actos de fin de curso?

El primer paso es preguntarse:

  1. ¿Cual es la necesidad real de la escuela?
  2. ¿Cuanta gente va asistir a los actos de fin de curso (alumnos y familiares)?
  3. ¿Será necesario un escenario en condiciones?
  4. ¿Como van a ser las actuaciones de los alumnos: cuanto espacio van a necesitar?
  5. ¿Con que recursos cuenta el Ampa y la Escuela?
  6. ¿De cuanto material se dispone actualmente?
  7. ¿Cuanto tiempo hace que se adquirió el material y en que condiciones se encuentra?
  8. ¿El espacio de almacenamiento que hay disponible?
  9. ¿Con que presupuesto podemos contar cada año?
  10. ¿Disponemos de Medios de transporte?

¿Como saco el mayor partido a un presupuesto reducido?

Las respuestas a estas preguntas debería dejarnos algo parecido una balanza:

  • de un lado aquello de lo que se dispone (cuanto mobiliario tiene la escuela).
  • del otro lo que hace falta (que necesitamos las completar nuestra idea).

Un ejemplo práctico:

Como siempre es un lástima no tener de una barita mágica para disponer de todas las mesas, sillas plegables o escenario que necesitaríamos de inmediato. Los presupuestos escolares y de las AMPAS son limitados.

Lista de necesidades reales:

  • Incrementar en 100 de sillas plegables:
  • Renovar o reparar 75 sillas que se han reparado demasiadas veces
  • Cambiar 20 mesas y caballetes por mesas plegables
  • Cambiar tarimas y caballetes por un escenario de 6x4m2 (24m2)

Posibilidades reales:

  • Presupuesto: 1000 a 1500 €/año:
  • 3m2 de espacio para almacenaje

Solución Ideal:

Ante tal realidad la mejor alternativa es realismo y una buena planificación a largo plazo:
  • Combinar alquiler y compra siempre que sea posible.
  • Adquirir pequeñas cantidades de mesas, sillas plegables o escenario cada año.
  • Realizar una buena gestión de compras y proveedores.
  • Asegurar que los proveedores tendrán disponibilidad del material comprado durante todo el tiempo que duren las compras.

¿Mejor alquilar o comprar las mesas, sillas o el escenario?

¿Cuándo comprar mobiliario para fiestas?

  • Tenemos material pero hace falta alquilar de forma frecuente (costes de transporte).
  • El material de la escuela está anticuado y necesitamos renovarlo, pero tenemos poco presupuesto (seguridad).
  • Es muy complicado encontrar padres voluntarios para realizar el transporte del material de alquiler cada año.

¿Cuándo alquilar mobiliario para fiestas?

  • Disponemos de presupuesto y espacio para tener más material pero no tenemos espacio para almacenarlo.
  • Tenemos lo que necesitamos durante todo el año. Sólo nos hace falta material para fin de curso.
  • Queremos ir renovando material pero no disponemos de suficiente capital por ahora para comprarlo todo nuevo.

Consejos para sacar el maximo provecho al presupuesto del ampa:

1 – Disponer del material necesario para cubrir el 75% de las necesidades de todo el año.

2 – Alquilar el 20% del material que necesitamos puntualmente.

3 – Adquirir el 5% restante para reducir la necesidad de alquilar el año que viene.

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