10 Preguntas antes de organizar la cena de fin de curso

2018-06-22T11:51:11+00:00 martes, mayo 22, 2018|Carpas Plegables, Escenarios, Mesas, Sillas|0 Comentarios

10 Preguntas que hay que hacerse antes de organizar la cena de fin de curso

Es normal que los padres y madres del Ampa ayuden a sus hijos a preparar los actos de fin de curso. ¿Pero quien ayuda a los padres?

Antes de vacaciones toca organizar la cena y los actos de final de curso. A padres y profesores les suele tocar encargarse de organizar la logística no apta para menores, (gestionar transporte, alquiler y montaje de mesas, sillas plegables, escenarios, equipos de sonido y luz…) mientras los alumnos rematan los últimos detalles con el verano llamando a la puerta.

¿Es posible simplificar la organización de la cena y actos de fin de curso?

El primer paso es preguntarse:

  1. ¿Cual es la necesidad real de la escuela?
  2. ¿Cuanta gente va asistir a los actos de fin de curso (alumnos y familiares)?
  3. ¿Será necesario un escenario en condiciones?
  4. ¿Como van a ser las actuaciones de los alumnos: cuanto espacio van a necesitar?
  5. ¿Con que recursos cuenta el Ampa y la Escuela?
  6. ¿De cuanto material se dispone actualmente?
  7. ¿Cuanto tiempo hace que se adquirió el material y en que condiciones se encuentra?
  8. ¿Cuanto espacio de almacenamiento hay disponible?
  9. ¿Con que presupuesto podemos contar cada año?
  10. ¿Disponemos de Medios de transporte?

¿Como saco el mayor partido a un presupuesto reducido?

Las respuestas a estas preguntas debería dejarnos algo parecido una balanza:

  • de un lado aquello de lo que se dispone (cuanto mobiliario tiene la escuela).
  • del otro lo que hace falta (que necesitamos las completar nuestra idea).

Un ejemplo práctico:

Como siempre es un lástima no tener de una barita mágica para disponer de todas las mesas, sillas plegables o escenario que necesitaríamos de inmediato. Los presupuestos escolares y de las AMPAS son limitados.

Lista de necesidades reales:

  • Incrementar en 100 de sillas plegables:
  • Renovar o reparar 75 sillas que se han reparado demasiadas veces
  • Cambiar 20 mesas y caballetes por mesas plegables
  • Cambiar tarimas y caballetes por un escenario de 6x4m2 (24m2)

Posibilidades reales:

  • Presupuesto: 1000 a 1500 €/año:
  • 3m2 de espacio para almacenaje

Solución Ideal:

Ante tal realidad la mejor alternativa es realismo y una buena planificación a largo plazo:
  • Combinar alquiler y compra siempre que sea posible.
  • Adquirir pequeñas cantidades de mesas, sillas plegables o escenario cada año.
  • Realizar una buena gestión de compras y proveedores.
  • Asegurar que los proveedores tendrán disponibilidad del material comprado durante todo el tiempo que duren las compras.

¿Mejor alquilar o comprar las mesas, sillas o el escenario?

¿Cuándo comprar mobiliario para fiestas?

  • Tenemos material pero hace falta alquilar de forma frecuente (costes de transporte).
  • El material de la escuela está anticuado y necesitamos renovarlo, pero tenemos poco presupuesto (seguridad).
  • Es muy complicado encontrar padres voluntarios para realizar el transporte del material de alquiler cada año.

¿Cuándo alquilar mobiliario para fiestas?

  • Disponemos de presupuesto y espacio para tener más material pero no tenemos espacio para almacenarlo.
  • Tenemos lo que necesitamos durante todo el año. Sólo nos hace falta material para fin de curso.
  • Queremos ir renovando material pero no disponemos de suficiente capital por ahora para comprarlo todo nuevo.

Consejos para sacar el maximo provecho al presupuesto del ampa:

1 – Disponer del material necesario para cubrir el 75% de las necesidades de todo el año.

2 – Alquilar el 20% del material que necesitamos puntualmente.

3 – Adquirir el 5% restante para reducir la necesidad de alquilar el año que viene.

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